Vorige week was ik te gast in een RADIO webinar over persoonlijk kennismanagement in het kader van de maand van de Digitale Fitheid. Hieronder vind je wat ik daar besprak. Je kunt het webinar over PKM ook terugkijken, bijvoorbeeld parallel aan het onderstaande.

Het webinar heette Word PKM kampioen. Maar een dergelijk kampioenschap win je niet t.o.v anderen. Je wint het t.o.v. jezelf. En ik kan je dus ook niet leren hoe je kampioen wordt. Ik kan wel laten zien wat ik doe en waarom, en hoe dat voor mij werkt. Om je eigen reflectie op persoonlijk kennismanagement te voeden.

Zolang ik kan schrijven maak ik aantekeningen. Dit is mijn oudste ‘daily note’ die ik nog heb. Van 10 juli 1977. Ik had een hagedis gezien. Met een streep op zijn rug. De volgende dag vermeldt het zien van een ree.
Dit is natuurlijk nog geen persoonlijk kennismanagement laat staan een systeem voor pkm, maar gevoelsmatig heeft mijn huidige systeem wel hele diepe wortels.

Evenzo heeft Persoonlijk kennismanagement een lange geschiedenis.
De Romeinen namen over wat de Oude Grieken al deden en namen het bedenken van argumenten, het in onderlinge verhouding plaatsen en het onthouden ervan op in wat ze vervolgens Retorica noemden.
Erasmus adviseerde common place books in de Renaissance toen papieren notitieboeken verkrijgbaarder en normaler werden.
Het eerste voorbeeld van losse stukjes informatie bewaren en recombineren, zoals index kaarten of tegenwoordig ‘atomic notes’ is bewaard gebleven uit de 16e eeuw. Persoonlijk kennismanagement was kortom redelijk gewoon, en het werd ook onderwezen. (Voor een leesbare geschiedenis van dit soort dingen kan ik The Notebook van Roland Allen aanraden.)

Maar we raakten het zicht op persoonlijke kennis kwijt in het collectief bewustzijn. In de 19e en 20e eeuw was er veel meer focus op wetenschappelijke algemene kennis, kennis die we als maatschappij hadden. En al deden al die wetenschappers vaak wel aan PKM, was dat niet heel zichtbaar, en werd het niet meer onderwezen. Polanyi sprak in de jaren 50 en 60 over persoonlijke kennis en tacit knowledge (PDF), kennis die in de persoon rust, in tegenstelling tot alleen objectieve kennis in de buitenwereld. Dat onderscheid is voor mij belangrijk.

Het gaat bij PKM niet om feiten en weetjes alleen of op zichzelf staand, maar om de betekenis die ik aan iets hecht en bovenal waar ik dat mee verbind. Ik vlecht de dingen die ik tegenkom in een netwerk van betekenis. Vergelijk het met Connectivism van George Siemens, en het netwerkdenken m.b.t. leren van Illich en Wenger.
Want daaruit komt handelen voort.

Ik las begin 2000 het boek The New Organizational Wealth, van Karl Erik Sveiby uit 1997. Het boek gaat over kennismanagement in (grote) bedrijven, maar hij begint vanuit de kennis van een individuele professional, en hoe die om te interacteren met de buitenwereld en de interne organisatie structuren nodig heeft die je dan organisatie kennismanagement noemt.
Sinds die tijd is mijn werkdefinitie van kennis het eigen handelingsvermogen.
En zie ik de professional als beginpunt.
Dit is ook het moment geweest waar op ik voor het eerst naar PKM als een systeem ben gaan kijken. In plaats van de stapels losse notities die ik op papier en digitaal van de meer dan tien jaren daarvoor had.

De kijk van Sveiby maakt de P in KM primair. De professional als individu zelf. Diens kennis, vaardigheden en ervaring. Diens persoonlijke kennis. Met gereedschappen en structuren die interactie met de wereld mogelijk maakt. Die focus op mij als professional maakt ook dat ik kenniswerk als ambacht opvat. Het is iets dat ik als professional zelfstandig uitvoer, met anderen. Het gaat om het eigen handelingsvermogen. Een kenniswerker is geen uitwisselbaar radertje in de machine.

En het maakt mijn eigen gereedschapskeuzes in dat kenniswerk erg belangrijk. Een ambachtsman heeft een sterke mening over, en band met diens gereedschap. PKM is dus in eerste lijn voor mij een systeem. Een systeem van methodiekjes ondersteund door tools. Die gereedschapskeuzes moeten aansluiten bij mijn systeem, en hebben er daarna ook wel invloed op.

Zo zag mijn systeem er een paar jaar geleden uit. Ik ben altijd nieuwsgierig hoe anderen naar hun PKM kijken: als systeem of juist niet, of als tool bijvoorbeeld.

Er zit een bepaalde flow in mijn systeem. Mijn systeem koppelt informatiestrategie met doelen en interesses, en via inzichten met uitvoering en outputs. En dat voert weer terug naar mijn interesses en doelen.
De kenniskant zie ik als kern van mijn PKM systeem, de uitvoering is het omhulsel. Waar ik het nu niet over ga hebben is die uitvoeringskant. Ik richt me op de kenniskant: het tot me nemen, verteren en weer gebruiken van informatie en kennis.

PKM is niet informatie opslaan, maar inzichten maken met je informatie, en die inzichten inzetbaar maken. Dat is het perspectief dat ik hanteer.

Een paar woorden over gereedschap. Dat is heel belangrijk, je tools moeten jou ondersteunen. Maar tools veranderen ook met de tijd dus wees er niet afhankelijk van.
Op dit moment gebruik ik Obsidian, en dat is een soort terugkeer naar begin jaren negentig toen ik losse tekstfiles maakte met een teksteditor. Dat voelt comfortabel. Ik heb lang Evernote gebruikt, maar meer dan de helft van die tijd was ik op zoek naar een ontsnapping aan Evernote.
Ik weet dat tools veranderen dus het moet makkelijk zijn om andere tools te gaan gebruiken. Alle tools verdwijnen of houden op te voldoen.
Mijn website is het meest stabiele gereedschap gebleken, nu 22 jaar.

Ik heb PKM lang als uitdrukking van activisme beschouwd, omdat een kenniswerker een activistische houding moet hebben. Verantwoording nemen voor je acties, in lijn met je doelen en interesses, om de omgeving zo te vormen als je waardevol acht.
Tegenwoordig zeg ik vaker dat een kenniswerker een autonome ambachtsman moet zijn.

Mijn PKM maakt mijn autonomie omdat ik er mijn eigen interesses in bepaal en vervul, en mijn eigen reflectie en kennis vormgeef. Ongeacht mijn werkomgeving.
Mijn PKM borgt mijn autonomie omdat ik mijn eigen toolset bepaal. Ik neem het mee als ik ga.

Dus dat is wat ik zie als ik naar mijn systeem kijk en er over denk.
Een logische flow van interesses naar uitvoering en terug. Die me autonomie geeft en handelingsruimte.

Mijn systeem is stabiel maar niet statisch. En niet bij het begin zo ontworpen, het is ontstaan, het past zich aan aan mijn behoeften. De systeemblik is daarbij noodzakelijk als feedbacklus.

Mijn PKM heeft een primair waardevol effect:

• Rateleffect door dingen vast te leggen in mijn termen. Een ratel kan maar 1 kant op draaien, dat is het gevoel bij mijn PKM systeem, het kan alleen vooruit, bouwt voort op al het voorgaande.
• Daardoor minder reconstructietijd , en dus meer constructie als ik ergens mee aan de slag ga. Ik ben niet veel bezig met hoe iets ook weer zat en wat ik er ook al weer over had gezegd. Dat kan ik snel bij elkaar brengen.

Leuk natuurlijk, zo’n systeem overzicht. Maar hoe ziet dat er dan uit in de praktijk?
Ik wil hier een paar dingen van laten zien. Ik ga het daarbij hebben over frictie tijdens het werken, over verrassing, over kleine gewoonten voor de latere mij, over structuur en over de noodzaak van ongeordendheid.

Ik hanteer een lijstje interessevelden, dat geeft mijn aandacht een intentie mee. Dat levert mij een bril op de wereld die overzicht geeft in de thema’s die me boeien. En dat voedt het ontstaan van wat ik ‘grote verhalen’ noem. De onderwerpen en mijn perspectief daarop die op enig moment leidend zijn in mijn output. Vroeger bijvoorbeeld kennismanagement en complexiteit of open data, tegenwoordig meer Europese data spaces en wetten.

Veel materiaal lees ik via andere mensen. Ik volg zo’n 400 mensen die ik interessant vind online via RSS. Wat zij schrijven en delen is dan voorgeselecteerde input, een sociaal filter. Een lens in de bril die mijn interesselijst geeft. Zij verwijzen me naar boeken, papers, argumentaties en gebeurtenissen.

Die interessevelden zijn een beetje zoals Feynman’s 12 vragen en oplossingen. Binnen deze interessevelden ‘jaag’ ik op Surprisal, een begrip van Claude Shannon, voor informatiegehalte. Informatiewaarde is iets in het oog van de ontvanger en die reageert op verrassing, afwijking en contrast met wat die eerder tegenkwam.
Dat voorkomt informatie-overload, maakt er een overvloed van. Alles buiten mijn interessegebieden en wat me daar Surprisal geeft kan ik negeren. Als het belangrijk is komt het vanzelf weer langs.
Bij elk interesseveld is een brug naar bredere kennisbasis belangrijk en hoe ik het ook praktisch kan benutten.

Interesses zijn emergent, komen boven drijven met de tijd. Als ik inkomende informatie bewaar, dan schrijf ik er bij wat me opviel. Als ik al direct associaties heb met bestaande notities, tags of personen, zet ik dat erbij. Zie de voorbeelden in de slide. Zo bouw ik meteen verbindingen in mijn systeem. En bovenal helpt het me dingen terugvinden in mijn eigen woordgebruik. In plaats van moeten zoek in de woorden van de auteur van opgeslagen stukjes tekst. Die eigen annotaties hoeven niet begrijpelijk te zijn voor een ander, ze dienen mij en mijn toekomstig zelf.

Als je een hoarder bent, alleen verzamelt en nooit iets gebruikt, is dit denk de eenvoudigste PKM tip. Schrijf er bij waarom je het hebt bewaard. Het verandert verzamelen in cureren. Je doet je toekomstig zelf er een plezier mee.

Uiteindelijk wil ik alles in 1 plek samenbrengen, tegenwoordig is dat in Obsidian mijn huidige notitietool.
Dat samenbrengen moet makkelijk zijn en heb ik dus zoveel mogelijk geautomatiseerd om frictie te verminderen. Maar bij alles wat ik samenbreng staat mijn eigen annotatie.

Ik heb een folder structuur die een mix is van inboxes, van mijn kennis en informatie brokjes (Garden of the Forking Paths en Notes) en mijn werk (4TGL), mijn aandachtsgebieden (Gettings Things Done-achtig zoals Gezin, reizen etc.), en van werkorganisatie (GTD en 12WY).
Het merendeel van deze folders is wederom ontstaan, en ik vind mijn weg er blind in. Jullie denk ik niet.

Het lezen en verwerken van annotaties bij inputs tot eigen notities is het denkwerk, het kenniswerk.
Ik volg daarbij mijn energie, maar maak er wel ruimte voor in mijn tijd. Elke ochtend voor het ontbijt, elke vrijdagochtend. Het schrijven is het denken, niet het resultaat er van.
Concepten krijgen een leesbare titel, zoals in het plaatje “Het Web deed me eerst niets 19930930101512”.
En ik laat gebruiks- en denk-sporen achter zoals in de afbeelding: een notitie uit 1993 dat ik eerst niet onder de indruk was van Mosaic en het WWW, is in 2013 en 2024 aangevuld met hoe ik het zelf gebruikte in een presentatie om aan te geven hoe open data gelijksoortig is aan het Web m.b.t. handelingsvermogen, en hoe iemand anders enkele weken geleden de vorming van Europese data spaces in dezelfde termen vatte.

Structuur komt voort uit het denken.
Dit is lastig, hier zit frictie, maar het onder woorden brengen van mijn inzicht is volgens mij het werk. Ik beschouw structuren maken als een resultaat van denkwerk. Structureren is leren zien. Het is een opbrengst.

Links in notities maken bijvoorbeeld de lokale graph bruikbaar, vooral bij het schrijven van een notitie omdat het verdere associaties oplevert. Maar ik stel ook onderweg notities op die ik ‘olifantenpaadjes’ noemen, waar ik dingen die ik bij elkaar vind horen bij elkaar breng. Dat kan tijdelijk zijn of vastere vorm hebben.

Structuur als resultaat betekent ook dat als je naar mijn materiaal kijkt en verzucht, “maar dat kan ik nooit opbouwen“, dat ik dat ook niet kan. Het is het resultaat van jaren kenniswerk. Niet een ingevulde sorteerkast, maar het benoemen van constellaties die je in je werk ziet opdoemen.

Het ratel effect waar ik het eerder over had, de primaire waarde van mijn PKM, ontstaat door te beginnen met zoeken in eigen aantekeningen en materiaal. Wat ik vind breng ik bijeen in een notitie, al dan niet tijdelijk. Dat brengt me sneller naar het kunnen werken met spullen, in tegenstelling tot reconstructie van wat weet ik over iets en waar ik dat ook weer had.

Dat werken met mijn materiaal leidt tot outputs in verschillende vormen. Tijdens gesprekken betrek ik vaak materiaal uit mijn PKM systeem, om het gesprek te verrijken. Informatie die ik verwerk kan ook leiden tot kleine taken als iets met iemand delen. Bij het maken van documenten begin ik veelal met het opstellen van outline waarin verwijzingen staan naar elementen die ik al heb. En er komen rechtstreekse outputs uit mijn PKM systeem. Ik schrijf blogposts in mijn notities, en ook een handreiking over wetgeving voor een klant. Die worden vervolgens automatisch gepubliceerd. Dingen vanuit mijn PKM systeem naar buiten krijgen, over de rand van mijn systeem heen is net als aan de ingang een plek waar ik frictie graag reduceer.

Frictie wegnemen doe ik dus op 3 plekken wel, en op 1 plek nooit:
Aan de in- en uitgang is het belangrijk dat het makkelijk is om over de grens van mijn PKM-systeem heen te komen. En binnen in mijn systeem moet het makkelijk zijn om dingen te vinden, bij elkaar te brengen en te gebruiken.
Maar dingen in eigen woorden formuleren, en nadenken over de verbanden tussen verschillende dingen die me opvielen, dat is het kenniswerk en het ambacht, daar heeft automatisering geen plaats.

Ik heb het over zoeken en vinden gehad, en structuren in mijn notities als emergent resultaat van mijn werken met notities.

Voor mij is deze uitspraak over structuur van Harold Jarche die al ruim 20 jaar schrijft over PKM erg belangrijk. Stop met het bouwen van onverdiende structuur.

Structuur is er volgens mij niet om rommel te voorkomen, maar om lokaal orde aan te brengen en uitsluitend wanneer dat nuttig is.
Al helemaal als je begint met PKM: je snijdt mogelijkheden af en bouwt falen in met een tevoren bedachte structuur. Structuur op voorhand wordt meestal een dwangbuis, en het vergt discipline om te gebruiken. Noodzakelijke discipline op ieder moment is een faalfactor voor je systeem.
Structuur die jou helpt daarentegen is als een stijger die meegroeit met wat je bouwt. Structuur is gewoon ook een gereedschap, en vaak maar tijdelijk nuttig.

Bovendien we hebben het over Pkm, met het accent op de P, en voor jezelf ben je redelijk voorspelbaar. Die structuur van jouw denkwijzen is al heel nuttig, en pas je al toe op je systeem van buitenaf. Jij moet er mee kunnen werken, niet een ander.

Ongeordendheid is tot op zekere hoogte zelfs noodzaak in kenniswerk.
Ongeordendheid levert Surprisal en dat is precies de bedoeling. Het is hoe je leert en tot nieuwe dingen komt. Een atelier is geen cleanroom.

De socioloog Niklas Luhmann, in PKM kringen bekend van zijn enorme verzameling notities, noemde zijn Zettelkasten een communicatiepartner (PDF), maar hij zei ook dat gesprekspartners elkaar moeten kunnen verrassen.
Daarom moet je kunnen dwalen in je notities, op zoek naar surprisal. Geordend werken komt daarna.

Tot slot mijn suggesties om jezelf tot kampioen van je eigen PKM te maken.

• PKM helpt de autonomie van de kenniswerker. Als ambachtelijk persoon zorg je voor je eigen gereedschap.
• Een systeem van inputs naar verwerken en outputs leidt met de tijd tot resultaat.
• Structuur is een resultaat van werken.
• Neem de juiste frictie weg.
• Wees aardig voor jezelf. Klein beginnen is bij PKM nodig. Je maakt het groter wanneer dat voor je leren en kenniswerk nuttig is.

Hieruit wil ik twee PKM-methodiekjes aanwijzen die altijd waardevol zijn, ook als je start of geen expliciet systeem hebt.

1. Noteer bij alles wat je bewaart in eigen woorden wat je verrast of aanspreekt.
2. Begin als je info zoekt altijd in je eigen spullen.

En dat wil ik ook als vraag aan jullie stellen:
Welke kleine gewoonten helpen jou in jouw systeem veel? Wat maakt jou tot PKM kampioen van je eigen kennisambacht?

Je kunt de slides van dit webinar downloaden als PDF