Nu iedereen thuis zit is worden meer mensen dan ooit in werkend Nederland met een zoektocht naar goede tools geconfronteerd. Tools die niet alleen goed werken, maar ook netjes met je data omgaan. Uiteraard voorzien veel bedrijven al in een online werkomgeving. Maar vaak missen daar dan weer elementen in die je dwingen zelf iets te kiezen. Videoconferencing bijvoorbeeld is niet iets dat klanten van mij allemaal beschikbaar hebben.

Waag Society maakt onder de noemer Public Stack een lijstje tools die je kunt gebruiken. Ik loop het lijstje even door, en geef aan wat ik zelf / in mijn bedrijf gebruik.

Browsers: Firefox of Brave
Ik gebruik beiden. Brave vooral op mijn mobiel. Firefox op mijn laptop. Op mijn laptop gebruik ik ook TOR om sites te lezen met cookiewalls, maar ook Chrome-afgeleiden. Chrome mijd ik op zich, maar er zijn webapplicaties die alleen in Chrome of Chrome-afgeleiden (Chromium, Opera) werken.

Messaging: Signal of Telegram
Signal gebruik ik als standaard messaging app. Telegram mijd ik. Naast Signal gebruik ik ook Threema, voor een paar mensen die samen wel 80% van mijn berichtenverkeer uitmaken. Ik heb Whatsapp geïnstalleerd staan omdat het voor sommige contacten het enige kanaal is. Ik initieer er geen contact om het gebruik ervan niet verder te stimuleren. Het is ook niet verbonden met mijn Facebook-account (mijn FB heeft mijn nummer niet, en FB app niet op mijn telefoon). [UPDATE Ik heb WhatsApp verwijderd]

E-mail: Protonmail of Zimbra
Protonmail gebruik ik als webmaildienst en vind ik erg goed. Ik gebruik het met een eigen domein gekoppeld, dus geen @protonmail.ch mail adres. Zimbra ken ik niet (maar is in Amerikaanse handen bij VMWare dus valt af wat mij betreft). Vooral gebruik ik echter de mailservers die horen bij mijn gehoste domeinen, met als prettig neveneffect dat er geen single point of failure is in mijn mailtoegang. Met collega’s mailen we versleuteld. Gmail gebruik ik sinds 4 jaar niet meer.

Chat: Rocket.chat of Mattermost
Voor ons bedrijf gebruiken we uitsluitend Rocket.chat, waar we onze Slack-geschiedenis naar toe hebben geëxporteerd. Dat draaien we op een eigen server in een Nederlands datacenter. Prive gebruik ik ook Riot af en toe. Slack is wel een manier om met verschillende communities waar ik deel van uit maak in contact te zijn.

Cloud: Nextcloud of Cryptpad
Nextcloud is wat we in ons bedrijf gebruiken voor zowel agenda’s, documenten delen, archivering, en samenwerken in documenten (met OnlyOffice, maar Collabora kan ook). Gehost op een eigen server in een Duits datacenter. Omdat het onze eigen server is kunnen we klanten veilig in deze omgeving uitnodigen, en gebruiken we het ook om bestanden te delen met ze.

Videoconferencing: Jitsi, BigblueButton, Sylkserver
Dit is de lastigste eigenlijk op dit moment. Uiteraard hebben veel klanten Microsoft Teams, en gebruiken wij dat ook in meetings met hen. Skype for Business is voor ons ongeschikt, en ‘gewone’ Skype weer niet beschikbaar bij onze klanten. GoTo Meeting en Webex worden door sommige klanten gebruikt, maar zijn niet geschikt voor ons om zelf ook te gaan draaien. Onze NextCloud heeft wel ook een videoconferencing tool ingebouwd, en die gebruiken we ook, maar is niet geschikt voor meer dan 3 of 4 mensen eigenlijk. Sinds we allemaal thuiszitten hebben we ook Zoom in gebruik genomen (we betalen voor 4 hosts). Goed geschikt voor grotere groepen en workshops blijkt. We zijn niet de enigen. Wel is Zoom problematisch qua privacy, nog even los van de Patriot Act. Als host kun je bijvoorbeeld zien wat andere deelnemers doen. Sommige van onze klanten staan het gebruik van Zoom niet toe. Voor Europese gebruikers is het beter geregeld dan voor Amerikaanse lijkt het, maar het is niet ok. Daarom experimenteren we met Jitsi. Daar is een lijstje publieke servers van, maar voor ons bedrijf is dat ongeschikt. We nemen daarom in de komende dagen een eigen server met Jitsi in gebruik om ervaring op te doen en te kijken of we zonder Zoom kunnen. Van belang bij iedere videoconferencing tool is voor ons dat je van de mensen die je uitnodigt niet mag verwachten of eisen dat ze dingen installeren of een account aanmaken om mee te kunnen doen. NextCloud Talk, Jitsi en Zoom voldoen daar aan. MS Teams en Skype (for B) niet, en Goto Meeting / Webex bieden eigenlijk alleen inbellen als functioneel zeer beperkt alternatief wanneer je niet iets wilt installeren. Zelf heb ik al die tools wel geïnstalleerd staan maar de meeste mensen hebben geen mogelijkheid zelf iets op hun laptop te installeren of wijzigen.

Zo ziet het er hier uit. En bij jou?

20200318_095533

[Ik zie na publicatie dat het vandaag precies 5 jaar geleden is dat ik mijn hele persoonlijke set-up heb beschreven]

SIFT through the infodemic accompanying the spread of the Corona virus. I must say I haven’t encountered much in the way of conspiracy theories in Dutch language sites, but have seen it pointed to in English. Hone your crap detection skills. The Infodemic blog explains a few useful micro-skills that all take just seconds, to keep your infohygiene up. It’s a “wash your hands well” for the web.

clean hands
Image by Arlington County, license CC BY SA

With my company we now have fully moved out of Slack and into Rocket.Chat. We’re hosting our own Rocket.Chat instance on a server in an Amsterdam data center.

We had been using Slack since 2016, and used it both for ourselves, and with some network partners we work with. Inviting in (government) clients we never did, because we couldn’t guarantee the location of the data shared. At some point we passed the free tier’s limits, meaning we’d have to upgrade to a paid plan to have access to our full history of messages.

Rocket.chat is an open source alternative that is offered as a service, but also can be self-hosted. We opted for a Rocket.chat specific package with OwnCube. It’s an Austrian company, but our Rocket.chat instance is hosted in the Netherlands.

Slack offers a very well working export function for all your data. Rocket.chat can easily import Slack archives, including user accounts, channels and everything else.

With the move complete, we now have full control over our own data and access to our entire history. The cost of hosting (11.50 / month) is less than Slack would already charge for 2 users when paid annually (12.50 / month). The difference being we have 14 users. That works out as over 85% costs saving. Adding users, such as clients during a project, doesn’t mean higher costs now either, while it will always be a better deal than Slack as long as there’s more than 1 person in the company.

We did keep the name ‘slack’ as the subdomain on which our self-hosted instance resides, to ease the transition somewhat. All of us switched to the Rocket.chat desktop and mobile apps (Elmine from Storymines helping with navigating the installs and activating the accounts for those who wanted some assistance).

Visually, and in terms of user experience human experience, it’s much the same as Slack. The only exception being the creation of bots, which requires some server side wrangling I haven’t looked into yet.

The move to Rocket.chat is part of a path to more company-wide information hygiene (e.g. we now make sure all of us use decent password managers with the data hosted on EU servers, and the next step is running our own cloud e.g. for collaborative editing with clients and partners), and more information security.

I treat all ‘security questions’, especially weak ones like ‘your mother’s maiden name’ (which in my case is also a few characters short of your Deutsche Bahn example’s limit) as password fields. So I provide unique answers per website asking for them, which are generated by my password generator, and store them in my password manager. It’s an act of information hygiene, imo.

Replied to Reply to a Tweet by Eric Eggert // Sebastian Greger (sebastiangreger.net)

“Periodic reminder that not everyone has a ‘first name’ and a ‘last name'” ..and that not all names consist of six or more characters